Menu

Пару слов о терминах

​Бизнес-процесс — это описание шагов, которые должна сделать компания в лице сотрудников, чтобы получить результат.

Управление бизнес-процессами — это подход к управлению людьми, когда люди делают заранее описанные шаги для достижения конкретного результата.

Бизнес-процесс

Примерно так выглядит схема бизнес-процесса.

BPMS ELMA — это программа, в которую можно заложить схему бизнес-процесса, а она будет следить за людьми и сама передавать информацию по вашим алгоритмам.

19 признаков того, что вам нужно управление бизнес-процессами.
С объяснениями.

Отметьте, во сколько пунктов попали вы и ваш бизнес: в конце статьи рекомендации для 3 групп читателей по количеству баллов.

1. Человеческий фактор часто становится причиной проблем

Люди не помнят, плохо оформляют документы, не звонят клиентам, тормозят и вообще во всем виноваты. Квалификации сотрудников не достаточно. Учить с нуля — значит, потратить минимум год.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
В процессах для каждого сотрудника прописано, что он должен делать. Алгоритмы и схемы зашиваются в BPMS, а не загружаются в головы. Поэтому новички быстрее начинают приносить пользу, а у бизнеса появляются возможность оценивать людей по реальному вкладу в процессы, а не по субъективному мнению начальника.

2. Людям приходится много общаться, чтобы выполнять работу

Сотрудники пишут друг другу объемные письма с уточнением требований по договору или устраивают совещания с целью понять, что надо делать. Информация из телефонных разговоров забывается, поэтому приходится переспрашивать в почте и тратить время.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
В процессах четко прописано, как, от кого и кому должна передаваться информация. BPMS не пропустит заявку или договор, пока не будут заполнены нужные поля.

3. Чтобы принести деньги в компанию, слаженно отработать должны не меньше 4 человек

Один человек не способен сделать всю работу, за которую заплатят. Программист не может написать программу без аналитика, а менеджер по продажам — составить договор без юриста.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Освободит головы сотрудников от лишней информации. Не нужно каждый раз выяснять, как и в каком виде передать информацию: всё записано в регламенте или автоматизировано в BPMS.

4. У вас много людей, которые выполняют одну и ту же работу

Сотрудники ответственно подходят к работе и стараются вовсю. Проблема в том, что они не знают четко, где заканчивается их работа и начинается работа коллеги. В итоге поручения выполняются дольше и дороже, чем могли бы.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Прописанное в схемах разделение задач раз и навсегда поставит точку в ответственности за конкретные поручения. BPMS не позволит сотрудникам выполнять задачи за коллег.

Позвонить

5. В компании больше 25 человек

Вручную контролировать все поручения невозможно, у руководителей и основателей компании по 300 новых писем в день. Первый год это было здорово (пришел успех!), но сейчас мешает жить.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Структурирует коммуникации людей вокруг конкретных документов и задач. Ответы на вопросы “что делать с заявкой” и “с кого спрос за направление лазерной терапии” прописаны в процессах и отвечать на них 40 раз в месяц не нужно.

6. Регулярно приходится разбираться, кто виноват в “косяках”


Руководители отделов проводят 30% рабочего времени в попытках выяснить, кто виноват в загвоздке, а затем снова распределяют задачи между сотрудниками. Проблемы решаются не системно, а на уровне конкретный указаний из раза в раз.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Для повторяющейся процессной деятельности не нужно тратить время руководителя: все шаги прописаны, варианты развития событий предусмотрены. Задачи сотрудникам ставят не начальники, а BPMS.

7. Процессы устоялись


Правила работы в компании примерно одинаковые на протяжении последних 6 месяцев. Новые люди не добавляются, старые не исчезают. Пусть работа идет не очень быстро, но каждый сотрудник четко знает свои обязанности.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Создание регламентов и схем выявит лишние звенья, от которых можно избавиться. Описывать можно не торопясь, потому что процессы меняются не быстро.

8. Процессы повторяются больше 100-300 раз в год


Компания выполняет много однотипной работы — например, готовит по 300 коммерческих предложений или поставляет на заказ 500 электронных микроскопов в год.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Наличие описанных процессов поможет собирать статистику. Она будет давать полезную информацию о бизнесе. Например, если бухгалтер регулярно задерживает выдачу счета на пару дней, то нужно нанимать второго (или штрафовать первого).

9. Процессы продолжительны и растянуты на дни


Обработка сделки с клиентом или оформление тендерной документации занимает дни и недели: внимание снижается, а в итоге про них могут вообще забыть.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
BPMS не даст забыть напоминаниями. Процесс нельзя забросить на середине пути — он будет вечно мигать красным на том, кто виноват.

10. У вас есть регламенты и инструкции, даже на 1 страницу

Вы пытались описать деятельность компании в формате инструкций или регламентов и добились успехов: работники стали меньше тормозить, а вы — лучше понимать свой бизнес.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Закрепит полученные эффекты и сделает написание и контроль за регламентами системной деятельностью с предсказуемыми результатами. BPMS освободит от трудоемкого контроля за сотрудниками, т.к. сама будет следить за выполнением задач.

Позвонить

11. Вы активно используете excel

Использование excel — признак того, что вы: а) понимаете, с какими данными работаете; б) делаете это регулярно. Разработаны определенные правила заполнения таблиц: например, продажник после звонка клиенту проставляет в excel результат. Это — почти готовый регламент бизнес-процесса.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?

На базе excel быстро составляются регламенты бизнес-процессов и настраиваются BPMS-системы. Вам не придется тратить много времени на эти действия.

12. У вас есть 1С и пара других учетных систем

Вопросы налогового и бухгалтерского учета решены, бухгалтерия регулярно использует 1С. Много работы с документами: есть как минимум 1 сотрудник, который за них отвечает. В других учетных системах собирается статистика по отгрузкам, данные по работе продажников.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Снизит нагрузку на бухгалтеров и смежные службы за счет однозначного распределения обязанностей между сотрудниками. Автоматизация в BPMS объединит разрозненные функции разных систем в один понятный и видимый для всех процесс.

13. У вас 3-5 любимых отчета, которые помогают вести бизнес

Платежный календарь, отчет по сделкам и маркетинговый срез по источникам лидов — примеры ваших любых документов. Вы хорошо понимаете, как они формируются, но оперативности в составлении не хватает: все делается вручную.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
BPMS избавит людей от необходимости вносить в EXCEL отдельную строчку после каждого шага процесса. Информация сама собирается в нужные таблицы.
Ниже примеры отчетов, которые строятся на базе данных из ELMA BPMS автоматически.


14. Ваш рынок жестко регулируется государством


Для успешного функционирования бизнеса нужно выполнять массу бюрократических процедур: подавать информацию в фин.мониторинг, выполнять аудит каждого документа или прикладывать фотографии с места ДТП. Сотрудники иногда забывают это делать, что оборачивается серьезными финансовыми потерями.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
В схемах прописан каждый шаг процесса, в том числе — бюрократический. BPMS не пропустит сотрудника вперед, пока не получит подтверждение, что все предыдущие этапы пройдены. Или система сама через интеграцию отправит данные в фин.мониторинг и другой гос.орган.

15. Вы собираетесь расти

Позвонить

На вашем рынке благоприятные условия для роста — возможность получить субсидии, введение новых продуктов в рынок. Все это является благодатной почвой для наращивания оборотов и количества сотрудников.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Поделив ответственность между отделами и прописав конкретные шаги, бизнес сможет освободить у сотрудников время. Его разумно вложить в рост, маркетинг и продажи.

16. Ускорение бизнеса поможет заработать больше


Чем быстрее вы работаете — тем больше зарабатываете. Если банк сможет работать на 20% быстрее — значит, будет выдавать на 15% больше кредитов. Вы не испытываете проблем со спросом, вы испытываете проблемы с его быстрым удовлетворением.
Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Процессы избавят людей от смешанной ответственности, разные сотрудники не будут делать одну и ту же работу. BPMS сама будет передавать информацию по схемам: без задержки в почте, EXCEL или телефоне.

17. Выполнение обязательств по срокам влияет на оборот

Вы работаете с государством или крупными структурами, которые любят начислять по 3% пенни за просрочку в 1 день. Вам уже приходилось платить штрафы и больше не хочется.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Статистика даст понять, на ком конкретно и как долго висят процессы. Вы будете заранее знать, что находитесь в зоне риска  — а значит, сможете мобилизовать сотрудников для удовлетворения сроков.

18. У вас несколько офисов в разных городах

Региональные представители  “как бы работают” в компании, но что конкретно делают — не очень понятно. Результаты труда людей в центральном офисе в разы выше.

Чем управление бизнес-процессами поможет и почему?
Процессы одинаковы для всех без скидки на часовой пояс и низкую квалификацию. BPMS стирает расстояния: загвоздки в регионе известны вам так же хорошо, как и в центральном офисе.

19. Субсидии

Ваша компания это производственное предприятие. Есть опредленные институты развития которые оказывают помощь в развитии и поддержке предпринимательской деятельности, а также в получении безвозмездных субсидий. 
Мы уже помогли многим компаниям вернуть до 90% затрат на внедрение ПО ELMA.

Результаты

Меньше 5

Поздравляем, Вам не нужно мучиться с регламентами и процессами — еще рано. Спокойно занимайтесь продуктами, маркетингом, продажами и построением устойчивой финансовой системы.

От 6 до 10

Похоже, с финансами все хорошо: вы растете и постепенно превращаетесь в серьезный бизнес, со своими правилами и корпоративной культурой. Или у вас проектный, штучный бизнес. В любом случае, процессы машут вам рукой из-за горизонта.

11 и больше

Сочувствуем и разделяем ваши страдания. Кажется, управление бизнес-процессами Вам действительно необходимо.

Позвоните нам и Мы сможем Вам помочь.

Позвонить