Menu

Электронный документооборот

ELMA ECM+ - это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Решение построено на платформе ELMA BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, реализовать сквозные бизнес-процессы компании.

Организация электронного документооборота

 

Внедрение системы электронного документооборота – это перевод обращения документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и привычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме.

Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода в электронный вид необходимо реализовать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения. Он позволяет разбить весь поток на отдельные части. Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения, которыми стоит воспользоваться.

Бизнес-процессы в ELMA ECM+

ECM+ построен на платформе ELMA BPM, что открывает большие возможности для регламентации процессов и построения сквозных процессов от входящего звонка до благодарного клиента.

 

Моделирование

 

Первый шаг – построение графической модели бизнес-процессов. Для этого в системе есть специальный инструмент – Дизайнер Бизнес-процессов.

Бизнес-процессы рисуются на языке BPMN (версия 2.0). Это очень наглядный язык, в котором четко выделяются действия и зоны ответственности (т.е. те, кто эти действия выполняет).

Разработка процесса может занять длительное время – в это время он не виден никому, кроме Администратора.

Для того, чтобы он стал виден всем, его необходимо опубликовать.

Исполнение

После публикации бизнес-процесс становится доступным для запуска. Запускаться процесс может разными способами:

  1. Вручную из списка доступных процессов

  2. С карточки объекта (например, с карточки контрагента)

  3. Автоматически по какому-то событию (внутри системы или извне)

После запуска система ставит задачи согласно модели бизнес-процесса (подготовить КП, сделать звонок, провести встречу и т.д.).

Задачи могут иметь дату завершения, что позволяет контролировать исполнительскую дисциплину по бизнес-процессу.

 

Контроль и мониторинг

Инструменты контроля и мониторинга позволяют обнаружить, что идет не так при исполнении процесса.

Инструмент «Монитор процессов» позволяет посмотреть на ситуацию «сверху» и быстро понять сколько процессов находится на каждом из шагов процесса и где скапливается основная масса.

При необходимости можно добавить числовые показатели процесса и настроить контрольные панели.

Оптимизация процессов

При эксплуатации процессов накапливаются данные для их улучшения. ELMA ECM+ позволяет вносить модификации в уже работающие процессы без остановки системы.

После необходимых улучшений эти изменения необходимо опубликовать, и они тут же вступят в силу.

ELMA ECM+ предоставляет инструментарий, который позволит работать с бизнес-процессом на всех этапах его жизненного цикла – от появления идеи до непрерывного улучшения.

Главные компоненты электронного документооборота ELMA ECM+

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов.
Более подробно на сайте разработчика

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов.
Более подробно на сайте разработчика

Внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.
Более подробно на сайте разработчика

Согласование счетов

Раздел Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов.
Более подробно на сайте разработчика

 

Архив документов

Приложение ELMA ECM+ имеет интерфейс файлового хранилища, в котором документы организованы в систему вложенных папок.
Более подробно на сайте разработчика

 

Шаблоны документов

Для того, чтобы не тратить время на создание типовых документов, можно воспользоваться их шаблонами.  

Более подробно на сайте разработчика

 

Штрих-кодирование документов

Модуль «ELMA: Штрих-код» разработан для быстрого поиска документов в системе и позволяет автоматически печатать штрих-код при их регистрации.

Более подробно на сайте разработчика


Управление задачами / Отчеты / Исполнительская дисциплина

Система ELMA позволяет легко и быстро ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение.

Более подробно на сайте разработчика

 

 

Инструменты взаимодействия: Лента, Календарь, Компания

ELMA ECM+ содержит набор инструментов для взаимодействия внутри компании.  

Более подробно на сайте разработчика

 

 

 

Для нестандартных документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.

Решение для вас

ELMA ECM+ это очень мощный инструмент который имеет обширный потенциал. Для каждой компании требуется индивидуальное решение. Вы можете позвонить нам по контактам ниже либо оставить свои. И после обсуждения вопросы мы обязательно сможем вам помочь. 

Позвонить